1. Rekisterinpitäjä

Nimi
HELSINGIN KAUPUNGINKIRJASTO

Yhteystiedot
PL 4101
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
puh. 310 8511

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Nimi
Jouni Juntumaa

Yhteystiedot
PL 4101
00099 HELSINGIN KAUPUNKI
puh. (09) 310 15821

3. Rekisterin nimi

VARAA TIETOKONE - HELSINGIN KAUPUNGINKIRJASTON
ASIAKASTIETOKONEIDEN AJANVARAUSJÄRJESTELMÄ

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Tietoja käytetään kirjaston asiakastietokoneiden ajanvaraukseen (asiakas voi tehdä varauksen itse Internetissä järjestelmän asiakaskäyttöliittymän kautta tai pyytää kirjaston henkilökuntaa tekemään varauksen järjestelmän virkailijakäyttöliittymän kautta) sekä palvelun kehittämiseen (kommenttitieto) ja tilastointiin. Tilasto ei sisällä henkilötason tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö

Helsingin kaupunginkirjaston asiakastietokoneiden ajanvarauksen tietokantaan tallennetaan käyttäjistä seuraavat tiedot:
- kirjastokortin numero (pakollinen yksilöivä tieto)
- tunnusluvun tarkistussumma salatussa muodossa (tunnuslukutietoa ylläpidetään pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen lainauksenvalvontarekisterissä, todellista tunnuslukua ei tallenneta Varaa tietokone -järjestelmän rekisteriin)
- nimi (tietoa ylläpidetään pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen lainauksenvalvontarekisterissä)
- syntymäaika (tietoa ylläpidetään pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen lainauksenvalvontarekisterissä)
- sähköpostiosoite (valinnainen yksilöivä tieto; asiakas voi ylläpitää tietoa itse, eikä sen oikeellisuutta valvota)
- suosikkikirjastot (valinnainen tieto; asiakas voi ylläpitää tietoa itse; tietoa käytetään asiakastietokoneen tietojen listausjärjestykseen)
- käytön esto, sen kesto ja siihen liittyvä lisätieto (valinnainen tieto järjestelmän tai asiakastietokoneiden väärinkäyttötapauksia varten)
- viesti kirjaston henkilökunnalle (valinnainen tieto, asiakas voi jättää varausta tehdessään esim. palautteen)
- tieto voimassa olevista työasemavarauksista (käyttäjätiedot, varausaika, työasematiedot)

Helsingin kaupunginkirjaston asiakastietokoneiden ajanvarauksen tietokantaan tallennetaan asiakastietokoneista seuraavat tiedot:
- työaseman numero, sijainti, tyyppi, käyttöjärjestelmä
- erikoisohjelmat, oheislaitteet, lisätietoja (valinnainen tieto; esim. luettelo työasemalla käytössä olevista cd-romeista)

Kirjastokortin numero, käytön estoon liittyvät tiedot ja asiakkaan henkilökunnalle lähettämät viestit sekä vanhat varaukset näkyvät vain henkilökunnalle. Tunnusluvun tarkistussumma ei ole nähtävissä käyttöliittymien kautta. Muut em. tiedot ovat asiakkaan nähtävissä järjestelmän asiakaskäyttöliittymän kautta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet  *

Käyttäjätiedot saadaan ensimmäisellä käyttökerralla asiakkaalta (asiakas voi rekisteröityä järjestelmän käyttäjäksi kirjaston palvelutiskillä tai itsenäisesti Internetin kautta). Ensimmäisen käyttökerran jälkeen pääsääntöisesti asiakas itse ylläpitää tietojaan. Kirjastokortin ja tunnusluvun oikeellisuus tarkastetaan ja nimi- ja syntymäaikatiedot saadaan kirjastojärjestelmästä (Pääkaupunkiseudun kaupunginkirjastojen lainauksenvalvontarekisteri) asiakastyöasemien ajanvarauksen asiakaskäyttöliittymään kirjautumisen yhteydessä. Tunnusluvun tarkistussumma (ei varsinainen tunnusluku) tallentuu salattuna työasemien ajanvarauksen tietokantaan.

Asiakastietokonetietoja ylläpidetään Helsingin kaupunginkirjaston laitekirjanpitojärjestelmässä, josta tiedot siirretään asiakastietokoneiden ajanvarausjärjestelmään.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei ole.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

B. ATK:lle talletetut tiedot
Tietojen teknisestä suojauksesta vastaa Helsingin kaupunginkirjaston tietohallinto. Henkilökuntaa sitoo työsopimuksessa määritelty vaitiolovelvollisuus.